Når man sætter et telemarketing-bureau på en B2B-opgave, handler succesen sjældent om “at ringe noget mere”. Den handler om, hvor hurtigt bureauet kan blive lige så skarpe på målgruppe, budskab og prioriteringer, som jeres egne sælgere er, og om data og forventninger er klare fra første dag.
Vi oplever, at onboarding er den del af samarbejdet, der enten skaber en stabil pipeline eller giver unødige stop undervejs. Den gode nyhed er, at det kan gøres meget forudsigeligt, når man ved, hvad der skal være på plads.
Hvad onboarding egentlig skal løse
Onboarding er den kontrollerede overgang fra “aftale på papir” til “drift i praksis”. I B2B-telemarketing betyder det, at vi skal kunne:
- nå de rigtige beslutningstagere på ledelsesniveau
- tale i et sprog, der matcher jeres marked
- dokumentere alt i de rigtige felter, så salget kan overtage uden friktion
- styre compliance og samtykke/indsigelse korrekt
Det lyder enkelt, men det falder ofte på småting: et uklart ICP, en liste med manglende direkte numre, et CRM uden obligatoriske felter eller KPI’er, der måler aktivitet, men ikke effekt.
Faserne fra kickoff til fuld drift
Vi arbejder typisk i tydelige faser, så vi kan justere tidligt og undgå at “låse” kampagnen på antagelser. Det giver en rolig opstart, og det gør det lettere at rapportere på samme måde hele vejen igennem.
| Fase | Formål | Typisk output |
|---|---|---|
| Kickoff | Afstemme mål, scope, målgruppe, tone og ansvar | Brief, kontaktpersoner, plan |
| Dataklargøring | Sikre at lister, felter og lovgrundlag hænger sammen | Godkendt datasæt, segmenter |
| Teknisk opsætning | Adgange, CRM-flow, logging, dashboards | Testet dataflow, brugerroller |
| Materialer og budskaber | Script, mailtekster, kvalificeringskriterier | Godkendte talepunkter og QA-ramme |
| Pilot | Hurtig læring på virkelige samtaler | Indsigter, justeringer, baseline-KPI |
| Go-live | Skaleret drift med faste rytmer | Daglig rapportering, pipeline-leverancer |
Én sætning, der ofte redder mange timer: Vi aftaler, hvad der er “godt nok” til at gå i gang, og hvad der skal være “perfekt”, før vi skalerer.
Tjekliste før kickoff, så vi kan starte hurtigt
Den bedste onboarding er den, hvor kickoff ikke bruges på at gætte. Når vi får følgende på plads tidligt, kan vi fokusere på at skabe møder og pipeline fra dag ét.
- Kontrakter og compliance: NDA, databehandleraftale (DPA), rammer for opkaldstider og interne “ring ikke”-ønsker
- Mål og succeskriterier: Hvad tæller som en succes? Møde, kvalificeret lead, eller begge dele
- Målgruppe og fravalg: Brancher, virksomhedsstørrelser, geografi, samt hvem vi ikke skal kontakte
- Prislogik og pakker
- Referencecases (2 til 5 er ofte nok)
- Godkendt tone of voice
Hvis I er i tvivl om, hvor detaljeret det skal være, hjælper vi gerne med en enkel skabelon, så materialet bliver til at arbejde med i en travl hverdag.
Data: det vi skal kunne se, før vi ringer
Kvalitet i telemarketing starter i datasættet. Vores mål er prækvalificerede leads, og det kræver, at vi kan segmentere, prioritere og registrere korrekt. Det betyder ikke, at alt skal være perfekt, men at de centrale felter er stabile.
Der er også et GDPR-lag: Navn, jobtitel og arbejdsmail er personoplysninger, og vi skal kunne dokumentere, hvorfor kontakten er relevant, samt håndtere indsigelser konsekvent. Vi arbejder med dataminimering, så vi kun får det, der er nødvendigt for opgaven.
| Datatype | Minimum | Giver ekstra effekt |
|---|---|---|
| Virksomhed | Navn, branche, størrelse | Teknologistack, vækstsignaler, lokationer |
| Kontakt | Navn, rolle, direkte nummer, arbejdsmail | LinkedIn-URL, ansvarsområde, niveau |
| Historik | Seneste status og dato | Noter om behov, indvendinger, timing |
| Lovgrundlag | Samtykke eller legitim interesse-markering | Kilde, opt-out dato, interne begrænsninger |
| Segment | Segmentkode eller kategori | Score, prioritet, fokusområder |
Et praktisk tip: Hvis listen både indeholder “kolde” og “varme” kontakter, så markér dem tydeligt. Det gør det muligt at styre tempo, budskab og KPI’er realistisk.
CRM og registrering: ens felter giver ens pipeline
Onboarding går hurtigere, når CRM’et er sat op til telemarketing, ikke kun til closing. Vi anbefaler, at felter og udfald bliver aftalt, før første opkald, så rapportering ikke ender med manuelle regneark.
Vi arbejder ofte med enkle, obligatoriske felter, der kan udfyldes i samme øjeblik, samtalen slutter: udfald, næste skridt, dato, kvalificeringsscore og kort note. Det lyder banalt, men det er fundamentet for, at jeres salgsorganisation kan følge op med det samme.
Hvis I bruger flere systemer, aftaler vi ét “master-system”, så der ikke opstår tvivl om, hvor sandheden ligger.
KPI’er: mål det, der styrer adfærd
KPI’er er ikke bare rapportering. De styrer, hvordan der ringes, hvordan der kvalificeres, og hvor hurtigt der justeres. Vi anbefaler at definere KPI’er i tre lag: aktivitet, kvalitet og forretningseffekt, så man ikke kommer til at optimere én ting og miste en anden.
| KPI | Hvad den siger | Hvor den måles |
|---|---|---|
| Opkaldsforsøg | Om der er nok aktivitet til at skabe læring | Telefoni / dialer |
| Kontaktgrad | Om målgruppen og data er “ringbar” | Telefoni + CRM-udfald |
| mødebooking-rate | Om budskab og kvalificering rammer | CRM (møder) |
| Show rate | Om møderne holder i kalenderen | Kalender/CRM |
| Kvalificeringsscore | Om leads er relevante for salget | CRM + scorekort |
| Pipeline-værdi | Om møder bliver til reel pipeline | CRM (opportunities) |
| CPA/omkostning pr. møde eller lead | Om økonomien giver mening | CRM + økonomi |
Vi aftaler også, hvad der udløser en justering. Eksempel: Hvis kontaktgraden er lav, er det ofte data eller segmentering, ikke agentens indsats. Hvis kontaktgraden er høj, men mødebooking-rate er lav, kigger vi på pitch, relevans og kvalificeringskriterier.
Rapportering: daglig ro og ugentlig læring
Når et samarbejde fungerer, er der ingen overraskelser. Vi anbefaler et fast rapporteringssetup, hvor der både er korte pulsmålinger og dybere reviews.
Vi kører typisk med en projektleder på opgaven, så der er én indgang og én, der samler trådene. Daglig rapportering kan være helt kort: aktivitet, møder, vigtigste indsigter, og hvad vi ændrer i morgen. Den ugentlige status er stedet, hvor vi vurderer segmenter, budskaber og prioritering.
Og ja, nogle uger er der kun én vigtig læring. Det er helt fint.
Teknisk opsætning: gør den kedelige del færdig tidligt
Teknik er sjældent “svært”, men det kan stjæle tid, hvis man starter for sent. Vi afklarer tidligt:
- adgangsniveauer i CRM (brugere, roller, felter)
- hvordan opkald logges og knyttes til virksomhed og kontakt
- hvordan leads kommer ind, og hvordan status kommer tilbage
- hvor dashboards skal leve (CRM, BI eller rapportskabelon)
En god test er at sende 5 til 10 test-leads gennem flowet og sikre, at alt lander rigtigt, før der skaleres.
Pilotkørsel: kort, skarp og med klare beslutninger
En pilot er ikke “en lille kampagne”. Det er en kontrolleret test, hvor vi indsamler konkrete signaler: hvilke segmenter svarer, hvilke åbninger virker, hvilke indvendinger kommer igen, og hvor kvalificeringen skal strammes eller lempes.
Vi anbefaler at definere pilotens rammer i forvejen: antal opkald, hvilke segmenter, og hvilke spørgsmål der skal besvares. Når piloten er færdig, justerer vi typisk på tre ting: prioritering, formuleringer og næste skridt.
Hvis pilotens læring peger på, at listen er for bred, er det ofte den hurtigste vej til bedre resultater at skære fra, ikke at ringe hurtigere.
Typiske faldgruber i onboarding og hvordan vi håndterer dem
De fleste onboarding-problemer er forudsigelige. Vi prøver at tage dem, før de bliver dyre i tid og momentum.
- Uklart lead-kriterie: Vi aftaler konkrete “ja/nej” krav til et kvalificeret lead
- Blandet datasæt: Vi segmenterer, så varme kontakter får en anden vinkel end kolde
- For mange budskaber på én gang
- Ingen ejer af opfølgning: Vi aftaler, hvem der tager mødet, og hvem der følger op efter mødet
- KPI’er uden effektmål: Vi kobler møder til pipeline og ikke kun til antal opkald
En lille, men vigtig detalje: Hvis jeres sælgere ikke har tid i kalenderen, kan verdens bedste telemarketing ikke levere den rigtige værdi. Kapacitet er også en del af onboarding.
Sådan ser de første 10 arbejdsdage ofte ud
Når vi får onboarding til at sidde, føles opstarten ikke som et projekt. Den føles som drift, bare med ekstra tæt dialog.
I praksis beder vi ofte om et lille “onboarding-kit”, som kan deles sikkert, og som gør, at vores specialister kan ramme rigtigt fra første samtale.
- Kontaktpersoner: Hvem godkender budskaber, data og KPI’er
- Datasæt: Liste, segmenter og markering af samtykke/indsigelse
- Materialer: Produktark, prisrammer, cases og evt. mailtekst til opfølgning
- Adgange til CRM eller aftalt dataflow
- KPI-definitioner: Hvad tæller som møde, og hvad tæller som kvalificeret lead
Når det er på plads, kan vi bruge kræfterne på det, der skaber værdi: at få de rigtige beslutningstagere i tale, kvalificere præcist og levere møder og leads, som jeres salg faktisk kan arbejde videre med.
