Messer og events skaber masser af samtaler, visitkort og løfter om at “tage den senere”. Udfordringen er at omsætte den energi til konkrete møder og reel pipeline, mens interessen stadig er høj. Vores erfaring er klar: telefonen er det hurtigste og mest troværdige redskab til at bringe kontakten fra standen videre til en kvalificeret dialog. Og tempoet betyder alt. Ringer man inden for de første 48 timer, stiger sandsynligheden for et ja markant.
Hvorfor telefonen stadig vinder efter et event
Telefonen får svar. Tal peger på, at et opkald får væsentlig flere reaktioner end en kold e-mail. Ikke fordi e-mail er ubrugelig, men fordi live-samtalen gør tre ting på én gang: bekræfter relationen, kvalificerer behovet og aftaler næste skridt.
På en messe får jeres potentielle kunde ofte 10, 20 eller 50 indtryk. En kort, personlig samtale over telefonen forankrer det I talte om. Tonefald og tempo gør det lettere at afstemme, hvad modparten egentlig mener, og hvad der er vigtigt for dem lige nu. Vi kan afklare spørgsmål i nuet, justere budskabet og aftale et møde uden lange frem-og-tilbage e-mails.
Det betyder ikke, at vi ignorerer e-mail eller LinkedIn. Tværtimod. Vi bruger dem som støttekanaler før og efter kaldet. Kombinationsgrebet skaber synlighed og genkendelse, mens telefonen driver beslutningen.
En enkel og effektiv plan for de første 14 dage
Vi anbefaler en fast takt, hvor telefonen sætter tempoet, og de øvrige kanaler bakker op. Her er et eksempel, der tager højde for 48-timers reglen:
- Dag 1–2: Første opkald. Kort, relevant, med reference til standen. Spørg om timing for en dybere dialog. Send evt. efterfølgende e-mail med materialer, der knytter sig til det, kontakten bad om.
- Dag 3–4: Andet opkald, hvis vi ikke nåede hinanden. Alternativt en kort besked på voicemail og en personlig e-mail.
- Dag 7: Tredje berøring. Opkald eller en kort LinkedIn-besked, der refererer til de første kontaktforsøg.
- Dag 10–14: Fjerde berøring. Brug det format, kontakten reagerer bedst på. Afslut enten med et møde eller med en klar aftale om senere opfølgning.
Kommer vi i dialog på første kald, justeres planen naturligvis. Vi booker ofte mødet i samme samtale, mens den gode energi er der.
Prioritering: fra visitkort til kvalificerede samtaler
Det hele starter før første kald. Ikke alle event-kontakter er lige relevante. Vi deler leads ind i grupper efter både interesse og potentiale:
- Interessesignal: Så demo, bad om materiale, deltog i oplæg, forlod navnekort til konkurrence, havde konkrete spørgsmål.
- Rolle og mandat: Beslutningstager, faglig influent, bruger, indkøber.
- Virksomhedsmatch: Branche, størrelse, marked, teknologisk modenhed, geografisk fokus.
Vi giver topprioritet til beslutningstagere med tydelig interesse og virksomheder, der ligner jeres ideelle kundeprofil. De ringes op først. Leads med lavere score kan varmes op via e-mail og sociale indsatser, inden vi ringer.
Nøglen er at få data fra standen ind i CRM samme dag: noter om emner, udfordringer, næste skridt og lovede materialer. Det sikrer, at vi kan referere præcist og målrette samtalen allerede ved første kald.
Forberedelse før første opkald
Hastighed vinder, men relevans afgør kvaliteten. Vi klargør:
- Noter fra event: Hvad optog personen på standen, og hvorfor mente de, at en dialog kunne give mening?
- Kontaktens kontekst: Rolle, ansvar, initiativer i gang, markedsforhold. Vi tager kun det med, der hjælper samtalen.
- En kort drejebog: Åbning, 2–3 nøglespørgsmål, en skarp værdipointe og to mulige næste skridt.
- Administration og koordinering: CRM-opdatering, opgavefordeling, dagsplan, og daglige standups mellem salg og marketing.
Det gør opkaldet konkret og respektfuldt. Vi møder personen dér, hvor de sidst efterlod samtalen.
Samtaleteknik der skaber møder
Skræddersyet, kort og dialogskabende. Det er vores kompas. En typisk struktur kunne være:
1. Åbning og relevans
Hej [navn], vi mødtes på [messe]. Du nævnte, at [udfordring/tema] fylder. Er det et godt tidspunkt?
2. Afklaring og bekræftelse
Hvad er det vigtigste, der skal lykkes for jer med [tema] i år?
Hvilke løsninger har I kigget på indtil nu?
3. Værdi i øjenhøjde
Når vi hjælper virksomheder med [lignende case], ser vi typisk [konkret effekt]. Giver det mening i jeres situation?
4. Aftale om næste skridt
Skal vi sætte 25 minutter i kalenderen i næste uge med jeres [relevante rolle], så vi kan dykke ned i [aftalt fokus]? Hvad passer bedst: tirsdag kl. 10 eller onsdag kl. 14?
Små detaljer gør en stor forskel:
- Få lov til at tale: Spørg om timing.
- Vær nærværende: Lyt aktivt og spejl det, du hører.
- Vær specifik: Referer til netop det, personen reagerede på på standen.
- Hav to forslag til tider klar.
- Aftal altid, hvem der skal med i næste samtale, og hvad der er på agendaen.
Multikanal uden spild
Telefonen bærer samtalen, mens e-mail og LinkedIn sikrer sammenhæng og tempo. Vores praksis:
- Før opkald: En kort e-mail med reference til messen og ét relevant asset. Formålet er genkendelse, ikke salg.
- Efter opkald: En opsummering på e-mail med agenda for mødet, bekræftet tid og relevante bilag. Kort og overskueligt.
- Ved manglende svar: Kombinér voicemail med en e-mail, der kort henviser til beskeden og foreslår to tidspunkter.
- LinkedIn: En let, personlig invitation, der nævner messen, og et stykke indhold, der matcher dialogen.
Vi undgår masseudsendelser til brede lister. Bedre at ramme 50 rigtige med relevans end 500 tilfældige.
Måling: de vigtigste KPI’er og hvad de fortæller
Kvalitet måles både i dybde og i tal. Vi følger typisk:
- Kontakt- og svarrate: Fortæller om timing, kvaliteten af lister og relevans i åbningen.
- Andel dialoger med beslutningstagere: Indikerer datakvalitet og evne til at manøvrere forbi gatekeepers.
- Lead-kvalificeringsrate: Hvor ofte fører en samtale til et møde eller en tydelig næste handling.
- No-show vs. show-rate: Handler ofte om bekræftelse, agenda og opstillede forventninger.
- Calls-to-close: Hvor mange berøringer kræver et messeleads for at nå en aftale. Her ligger tallene typisk lavere end ved kolde leads.
- Pipeline og omsætning: Værdi pr. kvalificeret lead, total pipeline skabt, samt ROI på event + opfølgning.
- Tidsforbrug pr. resultat: Viser, hvor indsatsen bedst betaler sig.
Vi visualiserer løbende i dashboards, så vi kan ændre taktikken, når data peger på en bedre vej: andre tidspunkter, nye budskaber, justeret sekvens, opdaterede lister.
Vores måde at arbejde på i Partner Dialog
Vi arbejder målrettet på at få jer i dialog med de rigtige mennesker og sikre en vedvarende pipeline efter events. Hver kunde får en dedikeret projektleder, som koordinerer indsatsen, sikrer daglige opdateringer og løbende kvalitative indsigter fra samtalerne.
Vores tilgang:
- Foranalyse og ICP-afstemning: Vi definerer segmenter, roller og prioriteter.
- Drejebog og træning: Vi bygger samtaleskelet med åbne spørgsmål, casepunkter og klare næste skridt. Teamet trænes, så budskaber og tone matcher jeres brand.
- Eventmarketing før messen: Vi kan prækvalificere og invitere beslutningstagere til jeres stand, oplæg eller side-events.
- Telefonisk opfølgning: Vi kalder varmt og kvalificeret inden for 48 timer. Fokus på kvalitet frem for kvantitet.
- Mødebooking: Vi booker møder med de relevante roller, ikke bare “en snak”.
- Rapportering og evaluering: Daglige snapshots, ugentlige læringer, og en samlet evaluering med klare anbefalinger.
Vi måler os selv på kvaliteten af de leads vi leverer, ikke bare antallet af ring. Målet er, at hvert møde flytter reel forretning.
Udfordringer vi møder og hvordan vi løser dem
- Lav svarprocent de første dage: Vi varierer tidspunkt, skifter opkaldsdage og supplerer med korte, personlige e-mails. Ofte hjælper en bekræftelse fra standen, fx “du bad om vores case om X”.
- Gatekeepers: Vi er transparente om formålet, og vi beder om hjælp til at ramme rigtigt. En klar årsag og relevant agenda åbner døre.
- Støj og konkurrence: Mange ringer efter en messe. Vi bruger konkrete referencer fra jeres stand og det, kontaktpersonen nævnte. Det skærer igennem.
- Ufuldstændige data: Vi laver hurtig databaseoptimering. Opdaterer titler, mail, mobil og rolle, så vi rammer præcist.
- Lang købsproces: Vi planlægger mikroskridt. Demo, teknisk sparring, kort workshop. Mindre skridt holder momentum.
- Ujævnt performance i teamet: Vi optimerer drejebog og træner løbende. Hvad virker i åbning, i spørgsmål, i afslutning? Vi bygger på det, der skaber møder hos netop jeres målgruppe.
Brancher, virksomhedsstørrelse og produktkompleksitet
Telefonopkaldets rolle ændrer sig med konteksten:
- Enterprise og komplekse løsninger: Flere beslutningstagere og længere cycles. Her lægger vi vægt på referencecases, tekniske spørgsmål og workshops. Opkaldene er korte, men mange, med klare mikromål.
- Mellemstore virksomheder: Mere direkte, hurtigere beslutninger. Vi prioriterer tydelig værdipointe og konkret næste skridt inden for 1–2 uger.
- Små virksomheder og standardiserede ydelser: Telefonen supplerer e-mail- og selvbetjeningsflows. Vi bruger samtalen til at fjerne tvivl, bekræfte behov og lande en hurtig demo.
- Branchespecifik kultur: I fx finans og jura kan e-mail være første trin, mens industri og IT ofte svarer bedre på telefon. Vi tester, måler og justerer pr. segment.
Pointen er ikke at vælge én taktik. Det er at matche adfærd, sprog og sekvens til målgruppen.
Kanal-sammenligning i overblik
| Kanal | Styrker | Begrænsninger |
|---|---|---|
| Telefon | Høj svarrate og direkte dialog. Skaber tillid. Muliggør hurtige aftaler og afklaringer. | Tidskrævende pr. kontakt. Kræver træning. Kan virke forstyrrende, hvis relevansen ikke er tydelig. |
| Skalerbar og dokumenterbar. God til detaljer, links og agenda. | Lavere svarrate. Let at overse. Mangler den menneskelige dynamik. | |
| LinkedIn/social | Varmende berøringer og social proof. Giver kontekst før/efter kall | Begrænset rækkevidde. Svært at måle direkte effekt. Afhænger af modtagerens aktivitet. |
Den stærkeste opskrift efter events er typisk telefonen som førende kanal, støttet af e-mail og LinkedIn på nøglepunkter.
Eksempel på mikro-drejebog til første kald
- Åbning: Hej [navn], vi sås på [event]. Du pegede på [udfordring]. Har du fem minutter nu?
- Spørgsmål: Hvad er vigtigst at få løst først? Hvem hos jer er med i beslutningen?
- Værdi: Vi har hjulpet [lignende virksomhed] med at [resultat]. Det tog [tidsramme] at komme dertil.
- Næste skridt: Skal vi booke 25 minutter med dig og [rolle] i næste uge? Tirsdag kl. 10 eller onsdag kl. 14?
- Bekræftelse: Perfekt, jeg sender en invitation med kort agenda og to cases.
Det er enkelt, men effektivt. Pointen er at holde fokus, være konkret og hjælpe modparten med at sige ja til et lille, nærliggende skridt.
Samarbejde mellem salg og marketing
Event-opfølgning lykkes bedst, når salg og marketing arbejder tæt. Vi prioriterer:
- Fælles scoring: En enkel model for interesse og potentiale.
- Delte lister og noter: Alle ser, hvad der er aftalt og hvorfor.
- Daglige standups den første uge efter event: Hvilke budskaber virker? Hvornår er der bedst svar? Skal vi ændre rækkefølgen?
- Content on demand: Cases, referencer, demo-videoer og korte one-pagers klar til hurtig udsendelse.
- Kalendersynk: Ledige mødetider synlige, så vi kan booke på stedet.
Når taktikken er fælles, bliver kundens oplevelse sammenhængende, og tempoet holdes højt.
Hvad vi ofte ser hos kunder efter messer
- 30–60 procent flere møder, når leads ringes op inden for 48 timer sammenlignet med ren e-mail-opfølgning.
- Færre opkald pr. aftale på messe-leads end på helt kolde målgrupper.
- Højere show-rate, når møder bekræftes med kort agenda og deltagerliste.
- Klar forbedring i ROI, når eventbudget kobles til en struktureret opfølgning med tydelige KPI’er.
Tallene varierer efter branche og målgruppe, men mønstret er stabilt: Retningssatte opkald giver kortere vej til næste skridt.
Mini-checkliste til jeres næste event
- Inden messen
- Definér ICP, roller og prioritering.
- Forbered drejebog og to cases pr. segment.
- Sæt rapportering og dashboards op.
- Inviter beslutningstagere til jeres stand eller et mini-event.
- Under messen
- Tag præcise noter i CRM. Marker næste skridt.
- Aftal opkaldstid på stedet, når det er muligt.
- Indsamling af samtykke til opfølgning via telefon og e-mail.
- Efter messen
- 48 timer: Første opkald, efterfulgt af kort e-mail.
- Inden for 7 dage: Andet opkald og LinkedIn-berøring.
- Inden for 14 dage: Tredje/fjerde kontakt, justeret efter respons.
- Book, bekræft og gennemfør møder med agenda.
- Mål på kontakt-, kvalificerings- og show-rate. Justér i realtid.
Vi hjælper hver dag B2B-virksomheder med at gøre event-energien til pipeline. Vil I have en struktureret plan med kvalificerede opkald, møder i kalenderen og klare KPI’er, tager vi gerne en uforpligtende snak om jeres næste event og de mål, I vil nå.
