At kontakte en bestyrelse i B2B er ikke et volumengreb. Det er kirurgi. Når det gøres rigtigt, kan det åbne for strategiske samtaler, afklare blokeringer og skabe fremdrift i komplekse sager. Når det gøres forkert, kan det lukke døre. Vi arbejder hver dag med bestyrelseshenvendelser på tværs af brancher, og her deler vi den praksis, der giver resultater uden at gå på kompromis med etik, timing eller kvalitet.
Hvorfor overhovedet række ud til en bestyrelse?
Bestyrelsen er ikke en salgsafdeling. Den er virksomhedens strategiske organ. Derfor er en henvendelse kun relevant, når budskabet handler om temaer, der ligger på bestyrelsens bord:
- Risici og compliance: cyber, ESG, forsyningskæder, dataetik
- Vækstmuligheder: nye markeder, partnerskaber, kommercielle modeller
- Effektivisering: større omkostningsløft, marginforbedring, digitalisering
- Struktur: M&A, carve-outs, omorganiseringer
- Licens til at operere: kundetillid, myndighedskrav, brand
Hvis en henvendelse handler om daglig drift eller et punktkøb, hører den sjældent hjemme i bestyrelsen. I de tilfælde hjælper vi med at finde og kvalificere den rigtige leder, så samtalen lander på det rette niveau.
Etik først: hvad er rimeligt, og hvad er for meget?
Vi arbejder med tydelige principper, når vi kontakter bestyrelser på vegne af vores kunder. De skaber tillid og beskytter relationer.
- Transparens fra første sekund. Vi siger tydeligt, hvem vi ringer for, og hvorfor vi ringer.
- Relevans kan dokumenteres. Vi kontakter kun, når vi kan sandsynliggøre en strategisk gevinst eller en væsentlig risikoreduktion.
- Respekt for ledelseslinjen. Vi går aldrig bagom ansvarlige ledere for at presse et salg igennem. Vi beder ofte bestyrelsen om at pege os i retning af rette funktionsleder.
- Ingen personlige kanaler. Private numre, messenger-apps og sociale platforme, der ikke er professionelle, fravælges.
- Ét forsøg, ikke fem. Bestyrelseshenvendelser skal være velovervejede. Vi arbejder med få, præcise kontaktpunkter.
- Dokumentation og fravalg. Vi dokumenterer formål, datakilder og dialoger. Et nej respekteres, og kontakt stoppes.
Lovgivning og praksis
- Telemarketing til virksomheder i Danmark kan være lovligt uden forudgående samtykke, når kontakt sker til erhvervsnumre og har faglig relevans for modtagerens rolle. Vi kvalitetstjekker nummer- og rolletyper.
- Elektronisk post og sms er underlagt strammere regler. Vi arbejder kun med samtykke, eksisterende relationer eller generiske funktionspostkasser efter en konkret vurdering.
- Vi anbefaler altid at få juridisk vurdering af materiale og kanalvalg i gråzoner. Vi deler gerne vores operationaliserede tjekliste, men den erstatter ikke juridisk rådgivning.
Timing og signaler vi lytter efter
Timing afgør halvdelen af effekten. Vi kobler outreach til konkrete begivenheder og kalendercyklusser, så budskabet lander, når det er mest relevant.
- Årshjul
- Budget- og strategiudvikling: aug til okt
- Årsrapporter og ESG-rapportering: feb til apr
- Generalforsamlinger: apr til jun
- Begivenhedstriggere
- Nyt medlem i bestyrelsen eller ny formand
- Pressemeddelelser om større omstruktureringer
- Sikkerhedshændelser, leverancesvigt eller regulatoriske påbud
- Markante markedsbevægelser hos konkurrenter
- Uge- og døgnrytme
- Tirsdag til torsdag fungerer typisk bedst
- Formiddage 8.30 til 10.30 for telefoniske henvendelser
- Undgå ferier, bestyrelsesmødedage og presseintense perioder
Vi bruger signalbaseret prioritering. Et enkelt skarpt signal slår 100 generiske datapunkter.
Hvem i bestyrelsen, og hvordan?
Bestyrelsen er ikke homogen. Rollen definerer tilgangen.
- Formand: Tal om helhed, styring, risikoprofil, langsigtet værdi.
- Udvalgsformænd: Audit, risk, tech eller sustainability er ofte de mest relevante indgange for faglige emner.
- Almindelige medlemmer: Brug deres kompetenceprofil og forrige poster som guide. Matcher I et kendt fokusområde, kan det være den rette vej.
- Bestyrelsessekretariat eller CFO: Ofte den klogeste første kontakt, fordi de beskytter proces og kalender og kan dirigere korrekt.
Vi hælder mod at sende en kort, præcis briefing til sekretariatet og bede om bedste håndtering. Det er respektfuldt og effektivt.
Beslutningslogik: fra styregruppe til bestyrelsesniveau
Det er sjældent en bestyrelseshenvendelse der køber. Den stiller retning, godkender rammer og stiller spørgsmål, der påvirker beslutningskriterier i ledelsen. Derfor arbejder vi med en kortlægning af, hvem der påvirker hvad.
- Hvem ejer problemet i daglig drift?
- Hvem mærker konsekvensen af at gøre ingenting?
- Hvem kan frigive budgettet?
- Hvem sætter governance-rammerne?
- Hvilke udvalg eller mødefora drøfter emnet?
Et praktisk værktøj er at skelne mellem beslutning, godkendelse, rådgivning og information. Vi oversætter budskabet til den rolle, modtageren har i kæden.
Kortlægningsmodel i praksis
| Trigger | Målsætning | Budskabsvinkel | Kanal | Understøttende materiale |
|---|---|---|---|---|
| Cyberhændelse i branchen | Sætte emnet på audit-udvalgets agenda | Risiko, sandsynlighed, effekt, afbødning | Telefon til sekretariat + kort mail | 1-side briefing med scenario og anbefalet proces |
| ESG-krav skærpes (CSRD) | Sikre prioritering og ressourcer | Rapportering, datakvalitet, bøder, investortillid | Mail til formand + CC CFO | Gapanalyse og roadmap på 2 sider |
| Markant konkurrentskifte | Værdiproposition og time-to-market | Vækst, differentiering, capex/opex | Telefon til CEO’s PA | 90 sek pitch + case med nøgletal |
| Ny strategi på vej | Invitere til drøftelse før budgetlås | Optioner, scenarier, risikojusteret afkast | Kort, adresseret brev | 1-side strategiark og kontaktforslag |
Kort, visuelt, beslutningsnært. Det er nøglen.
Budskaber der virker på bestyrelsesniveau
Bestyrelseskommunikation skal være stram. Ingen teknik for teknikkens skyld, ingen salgsfloskler. Vi bruger ofte denne struktur:
- Problem: Hvad er den konkrete udfordring i virksomheds- eller branchekontekst?
- Konsekvens: Hvad sker der, hvis man ikke handler? Kvalitativt og kvantitativt.
- Evidens: Hvilke data eller cases underbygger påstanden?
- Valgmuligheder: 2 til 3 realistiske veje, med risici og fordele.
- Anbefaling: Ét forslag og hvorfor det passer netop her.
- Næste skridt: En afgrænset, lavrisiko handling, typisk en 30 minutters drøftelse med relevante ledere.
Eksempler på formuleringer
- Emnelinje i mail: Forslag til audit-diskussion: reduceret cybereksponering inden Q4
- Åbningsreplik på telefon: Vi ringer kort på vegne af [virksomhed], fordi vi kan se en specifik risiko, der påvirker rapporteringen i år. Må vi sende en 1-side briefing til sekretariatet, så den kan vurderes korrekt?
- 90 sek pitch: Vi ser en risiko, der kan materialisere sig i X mio. kr. i afledte omkostninger inden 12 måneder. Tre tiltag reducerer den med 60 procent. Der findes en gennemførbar vej, der kan startes i måned X og ligger inden for eksisterende governance.
Taktik og sekvenser
Vi anbefaler korte, respektfulde sekvenser, hvor vi giver plads til intern drøftelse.
- Dag 1: Telefon til sekretariat med klart formål og anmodning om korrekt kanal. Efterfulgt af 1-side briefing via mail.
- Dag 6: Opfølgende mail med responsmulighed og forslag til kort præsentation for den relevante leder.
- Dag 12: Ét sidste telefonisk forsøg på at sikre, at materialet er landet de rigtige steder.
- Stop: Hvis ingen relevans, tak for tiden, opdater CRM, og ingen yderligere kontakt i denne runde.
Vi bygger ofte parallelle spor på ledelsesniveau. En bestyrelseshenvendelse skal ikke isolere organisationen. Den skal forbinde trådene.
Mål, KPI og rapportering
Kvalitet trumfer kvantitet. Vi måler ikke succes i antal opkald. Vi måler på fremdrift mod en kvalificeret beslutning.
- Leveret: Prækvalificerede kontakter, dokumenteret relevans, korrekt kanalvalg
- Effekt: Antal bestyrelses- eller sekretariatsrespons, andel af sager sat på agenda, antal henvisninger til rette leder
- Kommerciel værdi: Møder med beslutningsdygtige personer, pipelineværdi, hastighed i sagsbehandling, andel af genbesøg
- Relation: Tone i svar, invitationsgrad til opfølgning, signaler om timing
Hos os får hver kunde en dedikeret projektleder, der sikrer daglig status, tydelig prioritering og en evaluering ved milepæle. Det skaber ro i samarbejdet og gennemsigtighed i næste skridt.
Datakvalitet og ansvarlig brug af information
Bestyrelseshenvendelser lever og dør med datakvalitet. Vi arbejder stringent med kilder og etik.
- Kilder: CVR, Nasdaq/First North-noteringer, årsrapporter, presse, LinkedIn, virksomhedssites, branchemedier
- Validering: Krydsjek af navne, roller, udvalgsmedlemskaber og kontaktkanaler
- Kontaktopbevaring: Kun professionelle kanaler i CRM, klare retention-perioder og dokumentation af samtykker hvor relevant
- Juridiske minimumskrav: Markedsføringsloven, databeskyttelse, interne politikker hos målvirksomheden
- Fravalg: Private numre eller uautoriserede e-mail-adresser gemmes ikke, bruges ikke og slettes
En god test er at spørge: Ville modtageren opfatte kontakten som legitim og nyttig, hvis de læste vores interne notat højt på et bestyrelsesmøde?
Gating og respekt for organisationen
En stærk PA, en CFO eller et sekretariat er ikke en barriere. De er en del af processen. Vi gør dem til medspillere.
- Byd ind med et kort, skarpt dokument, der er nemt at dele
- Foreslå tydeligt, hvem i ledelsen der med fordel kan deltage
- Accepter et nej uden at presse
- Noter, hvornår re-kontakt kan være relevant, og hvorfor
Den professionelle tone er også at lukke løkken mod den leder, der ejer hverdagen. Bliver en bestyrelseshenvendelse årsag til handling, hjælper vi med at sikre, at den rette funktionsleder har kontekst og ikke bliver overrumplet.
Eksempler fra praksis
Vi deler ofte anonymiserede cases for at gøre tilgangen konkret.
- Industrivirksomhed, nordisk tilstedeværelse
- Situation: Gentagne driftsstop hos leverandørkæde, stigende scrap og forsinkelser.
- Trigger: Konkurrent annoncerede nyt kontrolsystem med dokumenteret output.
- Handling: Kort briefing til audit-udvalget om procesrisiko og målelig effekt; parallelt forløb med COO.
- Resultat: Emnet på agenda i audit-udvalg, henvisning til COO, styregruppe etableret. Fra kontakt til beslutning: 7 uger. Forbedret OEE 4,2 procentpoint 6 måneder efter implementering.
- Finansiel tjenesteyder, reguleret område
- Situation: CSRD-krav pressede rapporteringsprocessen.
- Trigger: Årsrapport nærmede sig, nye krav til datakvalitet.
- Handling: 2-siders gapanalyse sendt til bestyrelsesformandens sekretariat, invitation til fælles møde med CFO og bæredygtighedschef.
- Resultat: Mandat til proof of concept, tydelig governance. Bestyrelsen ønskede kvartalsvis opfølgning på datapålidelighed.
- SaaS, international vækst
- Situation: Nedlukket pipeline i DACH pga. sikkerhedsindvendinger.
- Trigger: Ny CISO i målsegmentet, branchehændelse omtalt i presse.
- Handling: Bestyrelsesorienteret risiko- og afkast-briefing, koblet til growth-plan.
- Resultat: Sponsor i risk-udvalget, hurtigere teknisk due diligence, 3 store aftaler lukket i efterfølgende kvartal.
Typiske indvendinger og svar
- Det her burde ikke ligge hos bestyrelsen
- Enig. Vil I pege os på den leder, der har bedst mandat? Vi sender samme briefing til vedkommende.
- Vi diskuterer ikke leverandører i bestyrelsen
- Vi beder ikke om leverandørvalg, kun om at få emnet korrekt placeret, fordi konsekvensen rammer governance og rapportering.
- Timing er dårlig
- Vi noterer jeres cyklus. Må vi vende tilbage ugen efter budgetseminaret med en opdateret 1-side briefing?
Kortfattet, respektfuldt, ingen pres. Det giver tillid.
Når internationale markeder er i spil
Vi hjælper danske virksomheder ind på nye markeder, og bestyrelseshenvendelser ændrer karakter på tværs af lande.
- DACH: Formaliseret adgang via sekretariater, ofte skriftlig forberedelse og tydelige governance-henvisninger.
- Benelux: Høj vægt på dokumenteret business case og referencer.
- UK/IE: Klar vinkling på risiko og shareholder value, kort og konkret.
- Nordics: Stor værdi i åben dialog og tidlig involvering af ledelseslag under bestyrelsen.
Regler for kontaktkanaler og samtykke varierer. Vi planlægger sammen med kunder og lokale samarbejdspartnere og sikrer, at budskaber og processer passer til markedet.
Sådan arbejder vi hos Partner Dialog
Vores tilgang kombinerer telemarketing, analyse, strategi og træning. Det giver en helhed, hvor outreach bliver et middel, ikke et mål.
- Forberedelse
- Governance-kortlægning, årsjul, triggere, beslutningskæde
- Budskabsudvikling med 1-side briefing, 90 sek pitch og ledelsespræsentation på maks. 5 slides
- Juridisk og kanalvalg vurderet med kunden
- Udførsel
- Erfarne specialister kontakter sekretariat og relevante bestyrelsesprofiler
- Parallel kontakt til ledelsesniveau, så organisationen er informeret
- Daglig rapportering fra projektleder med status, læringer og næste skridt
- Opfølgning
- Evaluering af responskvalitet og timing
- Videre proces med prækvalificerede leads og mødebooking hos beslutningstagere
- Træning af kundens kommercielle team til bestyrelsesnære samtaler
Vi måler på kvaliteten af dialogen, ikke på antallet af kald. Vi prioriterer færre, stærkere henvendelser.
En praktisk tjekliste før I kontakter en bestyrelse
- Kan I beskrive problemet på tre linjer uden fagjargon?
- Har I en realistisk gevinst- eller risikoberegning med kilder?
- Hvilket udvalg eller hvilken funktion i organisationen er mest relevant?
- Er kanalen lovlig, professionel og ventet?
- Findes der en lavrisiko næste handling, som er nem at sige ja til?
- Har I forberedt et alternativt spor via den relevante leder?
Hvis ét af punkterne ikke er opfyldt, justerer vi sammen med jer, før vi trykker på send.
Eksempler på artefakter vi leverer
- 1-side bestyrelsesbriefing i PDF
- 90 sek taleguide med tre hovedpunkter
- Kort e-mailtekst på under 120 ord
- Tidslinje og beslutningsmatrix for det foreslåede emne
- Måleskema til opfølgning på effekt og risiko
Den slags materialer gør det nemt for sekretariat og ledelse at dele, vurdere og handle.
Kvalitet over kvantitet
Vores erfaring er klar: Ét velbegrundet oplæg, der rammer et rigtigt problem, er mere værd end 50 generiske henvendelser. Det kræver forarbejde og disciplin, men det bliver belønnet med respekt, dialog og beslutninger.
Når vi hjælper kunder, der både vil udvide kundebasen og pleje eksisterende relationer, bruger vi bestyrelseshenvendelser som en kalibreret indsats. Nogle gange er den rigtige beslutning ikke at kontakte bestyrelsen i denne runde. Det er også et godt resultat. Det giver fokus, sparer tid i begge ender og beskytter relationer.
Og sådan opnår vi det vigtigste: varig fremdrift i komplekse sager, hvor timing, etik og beslutningslogik trækker i samme retning.
