Timing i B2B-telemarketing handler ikke om at “ramme nogen på et tidspunkt”. Det handler om at ramme den rigtige beslutningstager i et lille vindue, hvor der faktisk er ro nok i kalenderen til, at en kort dialog kan blive til et relevant næste skridt.
Vi ser igen og igen, at de samme budskaber kan give vidt forskellige resultater, alt efter hvornår vi ringer. Ikke fordi målgruppen ændrer mening fra tirsdag til fredag, men fordi tilgængelighed og mentalt overskud svinger mere, end mange tror.
Hvorfor tidspunktet betyder mere end de fleste kampagner planlægger efter
I B2B ringer vi sjældent til personer, der “har tid”. Vi ringer til personer, der finder tid, hvis de vurderer, at emnet er relevant.
Derfor starter timing med respekt for modtagerens arbejdsrytme: møder, deadlines, drift, kundebesøg, ledelsesmøder og en indbakke, der aldrig bliver tom. Når vi planlægger en kampagne, tænker vi ikke kun på antal opkald. Vi tænker på, hvornår sandsynligheden for en reel samtale er højest.
Og ja, det påvirker alt det, vi måler på: kontaktrate, kvaliteten af dialogen og hvor mange møder der reelt kan bookes.
Dage i ugen: midt på ugen er ofte mest taknemmeligt
Mandag er for mange en genstart med intern koordinering, og fredag er ofte præget af korte dage, drift og afslutning af ugen. Det betyder ikke, at mandag og fredag er “forbudte”, men de kræver typisk mere præcis segmentering og bedre timing.
Vores erfaring matcher det, vi også ser i flere undersøgelser fra både danske og internationale kilder: tirsdag, onsdag og torsdag er ofte de stærkeste dage til opsøgende B2B-opkald, fordi kalenderen er mere stabil, og beslutningstagere er i “arbejdsflow”.
Efter en kampagne har været i gang i nogle uger, kan vi normalt se mønstre i data: nogle segmenter svarer klart bedre midt på ugen, mens andre kan reagere fint fredag formiddag, hvis budskabet er knivskarpt og målgruppen er velvalgt.
Tidspunkter på dagen: hvor der opstår små lommer af luft
I Danmark ser vi tit, at de bedste vinduer ligger i den sene formiddag og i et eftermiddagsvindue, hvor møder enten lige er slut, eller endnu ikke er startet.
Lige efter frokost kan være svær. Ikke altid, men ofte. Mange har interne statusmøder, 1:1-samtaler eller fokustid, og telefonen bliver nemt fravalgt.
Sent på eftermiddagen kan fungere i nogle brancher, men det er også her, mange er på vej videre, eller de forsøger at afslutte dagen. Derfor tester vi typisk tidlig til midt eftermiddag før vi skubber for mange opkald helt ud mod dagens sidste time.
Nogle dage er ét godt kvarter bedre end to timers “tilfældig ringning”.
En praktisk ringeplan (som vi typisk bruger som udgangspunkt)
Når vi skal lægge en ringeplan, starter vi med et udgangspunkt, som vi kan justere på baggrund af jeres målgruppe og kampagnedata. Tabellen her er ikke en regelbog, men en hurtig pejling.
| Dag / tidspunkt | 09:00-10:00 | 10:00-12:00 | 12:00-13:30 | 13:30-15:30 | 15:30-17:00 |
|---|---|---|---|---|---|
| Mandag | Lav til moderat | Moderat | Lav | Moderat | Lav |
| Tirsdag | Moderat | Høj | Lav | Høj | Moderat |
| Onsdag | Moderat | Høj | Lav | Høj | Moderat |
| Torsdag | Moderat | Høj | Lav | Moderat til høj | Moderat |
| Fredag | Lav | Moderat | Lav | Lav til moderat | Meget lav |
Det vigtige er ikke at “tro” på et tidspunkt, men at planlægge til at lære hurtigt. Vi anbefaler næsten altid at starte bredt nok til at få data, og derefter smalle ind.
Efter vi har lagt en plan, er det ofte disse tommelfingerregler, der gør størst forskel:
- Tirsdag til torsdag
- Sen formiddag
- Tidlig til midt eftermiddag
- Undgå 12:00-13:30 i mange segmenter
Branche og størrelse: samme land, helt forskellige kalendere
Når man siger “B2B i Danmark”, lyder det som én målgruppe. I praksis ringer vi ind i meget forskellige arbejdsmønstre.
En produktionsvirksomhed kan have faste morgenmøder og drift, hvor formiddagen hurtigt bliver låst. Et konsulenthus kan have en mødetung kultur med bookinger i blokke, hvor de korte pauser mellem møder bliver de reelle ringevinduer. En ejerleder i en mindre virksomhed kan tage telefonen spontant, men kan også være midt i kundemøder hele dagen.
Størrelsen betyder også noget. I SMV’er er der ofte få nøglepersoner. I større virksomheder er der flere beslutningsroller, og så giver det mening at fordele opkaldene på flere funktioner og tidsvinduer, fordi “kalender-sandheden” varierer fra CFO til IT-chef og fra driftsansvarlig til indkøb.
Når vi arbejder med mødebooking, tænker vi derfor i to spor: hvornår vi bedst får kontakt, og hvornår vi bedst får et møde placeret, som rent faktisk bliver gennemført.
Sæsoner, ferier og danske rytmer: planlæg uden at spilde tryk
Sommerferien og perioder omkring jul og nytår ændrer tilgængeligheden markant. Det gælder også uger med mange helligdage, hvor møder flytter sig, og beslutningstagere er på skift væk.
Det betyder ikke, at man skal stoppe alle aktiviteter. Det betyder, at man skal skifte forventninger og mix. I perioder med lav telefonisk tilgængelighed planlægger vi ofte med flere touches, så telefonen understøttes af en kort e-mail eller en aftalt opfølgning.
Vi ser også klare spikes i respons, når der ringes hurtigt op på en konkret hændelse: en inbound-forespørgsel, en event-samtale eller en download. Her er timing mindre “hvilken dag” og mere “hvor hurtigt”.
Når timing bliver en del af leadgenereringen (ikke bare et kalender-spørgsmål)
Det er fristende at se timing som en planlægningsopgave, der kan løses én gang. I praksis er det et løbende arbejde, hvor vi bruger data til at flytte indsatsen.
Vi arbejder typisk med segmenterede ringelister, så forskellige målgrupper får deres egne ringevinduer. Det kan være opdelt på branche, virksomhedsstørrelse, geografi eller hvor varme leads er.
En enkel måde at tænke det på er:
- Varme leads: Ring hurtigst muligt, også uden for “perfekte” tidspunkter
- Kolde leads: Prioritér de stærkeste tidsvinduer, fordi hvert forsøg tæller
- Strategiske konti: Planlæg med flere forsøg på forskellige tider og dage
Når vi gør det konsekvent, ser vi to effekter: flere svar pr. time og bedre samtaler, fordi vi rammer folk, når de kan lytte.
KPI’er der afslører om I ringer på de rigtige tidspunkter
Timing er nem at diskutere og lidt sværere at bevise, hvis man ikke måler. Vi bruger især nogle få KPI’er, fordi de hurtigt fortæller, om ringeplanen skal justeres.
Det handler ikke kun om at få fat i flere. Det handler om at få fat i de rigtige, på en måde der giver mening for jeres pipeline.
Her er de målepunkter, vi typisk holder øje med i mødebooking og leadgenerering:
- Kontaktrate: Andel af opkald hvor vi får en reel person i tale
- Kvalificeringsrate: Andel af samtaler der bliver til et kvalificeret lead
- Mødebookingsrate: Andel af kvalificerede dialoger der ender i et møde
- CPL/CPA: Omkostning pr. lead eller pr. aftalt møde
Hvis kontaktraten er lav, er det sjældent et “sælgermod”-problem. Det er ofte et timing- eller dataproblem. Hvis kontaktraten er fin, men mødebookingsraten er lav, handler det oftere om budskab, relevans og kvalificering.
Sådan tester vi timing uden at brænde budgettet af
Timing bliver bedst, når man tester struktureret, men stadig enkelt. Vi anbefaler normalt at teste i korte intervaller, så man kan flytte ressourcerne hurtigt.
En praktisk model er at køre kampagnen i “blokke” og sammenligne på samme segment, i stedet for at blande alt sammen. Hvis man ringer til fem brancher på fem tidspunkter, bliver læringen uklar.
En lille testplan kan se sådan ud:
- Vælg 1-2 kerne-segmenter og kør faste ringevinduer i 1 uge
- Flyt ét element ad gangen (dag eller tidsrum) og mål ændringen
- Lås de bedste vinduer og brug resten af tiden på opfølgning og varme leads
Det lyder simpelt. Det er også meningen.
Små greb der giver flere svar, uden at ændre hele setup’et
Når vi taler om “bedste tidspunkter”, ender mange med at lede efter én perfekt time. Den findes sjældent. Til gengæld findes der små greb, der løfter resultaterne, selv hvis jeres ringevinduer ikke kan være perfekte hver dag.
Her er nogle af de greb, vi ofte bruger, når vi skal få mere ud af den samme ringetid:
- Kortere opkaldsblokke med høj intensitet
- Flere forsøg fordelt på forskellige dage
- Hurtig opfølgning på signaler fra marketing og events
- Klar prioritering af beslutningstagere før volumen
Når timing, segmentering og kvalitet arbejder sammen, bliver telemarketing ikke en støjende aktivitet. Det bliver en kontrolleret indsats, der bygger pipeline med respekt for modtagerens tid.
En tjekliste vi selv bruger før vi trykker “start” på en kampagne
Vi kan godt lide at gøre det konkret, især når der er mange interessenter involveret. Før en kampagne går live, sikrer vi typisk, at disse punkter er på plads:
- Målgruppe og roller: Hvem er beslutningstager, og hvem påvirker?
- Ringeplan: Hvilke dage og tidsrum tester vi først?
- Opfølgning: Hvornår ringer vi igen, hvis vi ikke får fat i dem?
- Datakvalitet: Er numre og titler opdaterede nok til at give fair resultater?
Når de fire sidder, kan vi hurtigt se, hvad der virker, og skrue op derfra. Og det er netop pointen med timing i B2B: ikke at gætte rigtigt én gang, men at opbygge et mønster, der bliver bedre uge for uge.
