Messer er dyre. Standen, materialer, rejser, timer. Alligevel står mange på førstedagen og håber på tilfældige forbipasserende, mens kalenderen er halvtom. Det kan gøres meget smartere.
Vi fylder kalenderen inden messen starter. Med telefonen som primær kanal og en stram plan skaber vi relevante møder med de rigtige beslutningstagere, så jeres investering betaler sig fra første dag i hallen. Det kræver forarbejde, timing og en samtale, der er kort, relevant og nem at sige ja til.
Hvorfor booke møder før messen?
Messen er et stærkt anker for kontakt. “Vi ses på [messe]” gør dialogen konkret og uforpligtende på den rigtige måde. Mange siger nemlig lettere ja til et kort møde på et sted, de allerede skal være.
En fyldt kalender fører også til bedre standdisciplin. Med faste slots har I et tempo, et teamflow og en tydelig prioritering. Det giver energi på dagen, og jeres vigtigste prospects får en god oplevelse.
Den største gevinst er dog kvalitet. Når telefonen bruges aktivt før messen, kan vi kvalificere, vælge de rigtige personer og aftale en agenda, der matcher deres behov. Færre “hyggesnakke” og flere reelle dialoger.
Fra ICP til ringelister: sådan gør vi forarbejdet
Vi starter ikke med telefonen. Vi starter med jeres ICP. Hvilke roller skaber værdi i dialogen, hvilke brancher og hvilken størrelsesklasse. Det danner grundlag for listerne.
Dernæst beriger vi data. Deltagerlister fra arrangør, tidligere års besøgende, CRM-historik, LinkedIn og firmografiske kilder kobles, så vi ringer til de rigtige personer. Standnummer, datoer og praktiske detaljer lægges i CRM-skabeloner, så alt kan sendes med to klik.
Vi gør klar i CRM. Mødeslots bygges som bookbare tidspakker, så det er nemt at vælge “tirsdag 10.20” eller “onsdag 14.40”. Hvert lead får opfølgningsopgaver og standardtekster, der kan tilpasses på få sekunder. Det hele styres af en projektleder hos os, som rapporterer dagligt, så tempo og kvalitet holdes højt.
Telefonsamtalen der skaber aftalen
Ringes man op uden relevans, falder skulderen hurtigt. Derfor er åbningen enkel, høflig og personlig: “Hej [navn], vi kommer til [messe] i næste uge, og du nævnte [emne] i forbindelse med [indsigt/kilde]. Skal vi sætte 15 minutter af ved standen og se, om vi kan spare jer tid på [opgave]?”
Vi bruger korte scripts som køreplan, ikke som oplæsning. Strukturen er fast: reference, et kvalificerende spørgsmål, en skarp værdipointe og to mødeforslag. Ingen monolog, ingen feature-lister. Bare et klart hvorfor, og en nem måde at sige ja.
Nedenfor er eksempler på budskaber, som fungerer godt før en messe, når samtalen skal lande en aftale i kalenderen.
| Rolle | Fokus før messen | Eksempel på formulering |
|---|---|---|
| CFO / Finans | Tidsforbrug, budgeteffekt, compliance | “Vi har set finans bruge 10-20 timer pr. måned på [proces]. Vi korter den tid markant. Skal vi lægge 15 min i kalenderen tirsdag kl. 10.20 ved stand B-112 og se, om tallene også holder hos jer?” |
| CTO / IT | Integration, implementeringshastighed | “I kører [ERP]. Vi integrerer på under to uger og fjerner manuelt Excel-arbejde. Passer en 15-minutters snak onsdag 14.40 ved standen, hvor vi viser et konkret dataflow?” |
| COO / Drift | Ensretning og effektivisering på tværs | “Med flere sites får I let forskellige processer. Vi standardiserer rapportering og KPI’er. Skal vi tage 15 min ved standen torsdag 11.00 og gennemgå et par eksempler?” |
| Fagansvarlig/leder | Praktiske gevinster i hverdagen | “Du nævnte udfordringer med [opgave]. Vi har en let løsning. Må jeg reservere 15 min tirsdag 13.30, så vi ser, om den passer til jeres setup?” |
Kort, konkret og med to specifikke tider. Det øger svarraten markant.
Ringekadence før messen
Vi planlægger en enkel, menneskelig kadence i ugerne før. Telefonen driver dialogen, og e-mail/LinkedIn støtter, så navnet ringer en klokke, når vi ringer igen.
- Uge 4: Første kontakt på telefonen: Korte samtaler med reference til messen og to konkrete tidsforslag
- Uge 3: Opfølgende opkald: Voicemail ved manglende svar og en kort mail med standnummer og to slots
- Uge 2: Anden opfølgning: Telefon + personlig LinkedIn-besked, hvis vi stadig ikke har ramt rigtigt tidspunkt
- Uge 1: Finpudsning og fyldning af huller: Hurtige opkald morgen og sen eftermiddag, sidste ledige tider i spil
- Ugen på messen: Daglig bekræftelse via SMS/mail og ombooking af drop-ins til ledige mikroslots
Kadencen er moderat og respektfuld. Vi skifter ringetidspunkter, hvis svarraten er lav, og vi stopper pænt, hvis timingen ikke er der.
Tidsvinduer, vi prioriterer
Telefontid er ikke ligegyldig. Vi ringer oftest kl. 08.00-09.00, omkring 12.00-13.00 og mellem 16.00-17.00. Det giver flere rigtige forbindelser til beslutningstagere.
Varme emner får højere prioritet. Har de interageret med jeres indhold, tilmeldt sig et oplæg eller bedt om materiale, ringer vi hurtigere igen. For kolde kontakter kan vi vægte e-mail først og ringe bagefter, så budskabet er kendt.
Én sætning kan gøre forskellen: “Vi skal ikke sælge noget på standen. Vi vil bruge 15 minutter på at se, om der er basis for en seriøs dialog bagefter.” Det skaber tryghed.
Indvendinger vi møder før messen
Vi forventer indvendinger. De håndteres roligt, med anerkendelse og et konkret næste skridt.
- “Jeg har ikke tid på messen”: “Helt fair. Skal vi så tage 15 min online i ugen efter? Jeg sender to forslag”
- “Vi er dækket af en anden leverandør”: “Det giver mening. Vi taler ofte med virksomheder i samme situation. Skal vi bruge 15 min på standen på en neutral sammenligning, så du kan vurdere det roligt?”
- “Vi ved ikke, hvem der kommer fra os”: “Skal jeg holde et fleksibelt slot tirsdag 14.40 og onsdag 10.20 og give jer mulighed for at vælge dagen før? Jeg sender begge tider på mail”
- “Send noget info”: “Gerne. Er det ok, at jeg ringer i morgen mellem 8 og 9, så vi kan aftale 15 min på den dag, der passer jer?”
Vi presser ikke. Vi gør det let at sige ja.
Bekræftelse, slots og no-shows
Når vi får et ja, går alt hurtigt. Kalenderinvitation sendes inden for få minutter med standnummer, kort agenda og Teams-link som alternativ, hvis planerne ændrer sig. Vi skriver altid kontaktens foretrukne format og deltagere ind.
En kort påmindelse 24 timer før og 1 time før mødet, gerne med SMS, løfter show-rate. Vi beder også ofte om en kort bekræftelse dagen før. Den lille handling sikrer, at mødet er top of mind.
Vi arbejder med 15-minutters slots, men lægger buffer hver time. Standen har et “mødepunkt” og en ansvarlig, så drop-ins kan parkeres venligt, og aftalte møder får ro. Ændrer planerne sig, sender vi straks to alternative tidspunkter, så momentum bevares.
Kanaler der støtter telefonen
Telefonen er motoren. Men vi bruger også lette touchpoints til at øge genkendelse og gøre det nemt at bekræfte.
- Kort opvarmningsmail med “Vi er på [messe] – to mulige tider til en 15 min snak om [emne]”
- Personlig LinkedIn-invitation med henvisning til messen, ikke en generisk tekst
- Voicemail + e-mail med to tider, når vi ikke får fat
- Eventuel videobesked til nøglekontakter, hvis et emne kræver en visuel forklaring
Ingen masseudsendelser. Hellere 50 rigtige, personlige henvendelser end 500 generiske.
KPI’er vi følger op til messen
Vi måler på kvaliteten af indsatsen, ikke antallet af opkald. Det giver en mere stabil pipeline og gladere mødedeltagere.
- Kontakt-rate: Hvor ofte rammer vi rigtigt tidspunkt og person
- Andel dialoger med beslutningstagere: Viser datakvalitet og evnen til at komme forbi gatekeepers
- Pitch-to-meeting: Hvor mange dialoger ender i en aftale
- Show-rate: Hvor mange aftaler bliver gennemført på standen
- Tid til møde: Dage fra første kontakt til booket slot
- Pipeline-værdi pr. møde: Forventet potentiale pr. aftale
Vi rapporterer dagligt. Hvis svarrater ændrer sig, skifter vi ringevinduer, justerer beskeder og prioriterer listerne, så kalenderen forbliver fyldt.
Praktiske greb på selve messen
Standen er sat op, men kalenderen lever. Vi arbejder med en central kalender og et fysisk mødepunkt, hvor navneskilte og agenda ligger klar. Kommer nogen for tidligt, kan de vente med en kollega, uden at det forstyrrer igangværende møder.
Vi binder samtalerne af med klare næste skridt. Hvis en aftale bliver til mere, booker vi opfølgende møde direkte på telefonen, mens energien er der. Vi noterer kort i CRM, så salgsteamet ikke skal genskabe konteksten ugen efter. Små detaljer, stor effekt.
Hvad kendetegner et godt præ-booking script?
Et godt script er kort, relevant og nemt at afvige fra. Det ligner mere en tjekliste end et manuskript, så samtalen føles naturlig. Vi bruger tre byggeklodser:
- Reference til messen og kontaktens kontekst
- Ét til to kvalificerende spørgsmål, der viser, at vi har lyttet
- To konkrete tider at vælge imellem
I praksis lyder det sådan: “Hej [navn], vi taler med flere i [branche] som bruger for lang tid på [opgave]. Vi er på [messe] og viser, hvordan de har halveret tidsforbruget. Skal vi tage 15 min ved stand [nummer] tirsdag 10.20 eller onsdag 14.40, så du kan vurdere, om det også giver mening hos jer?”
Det er nemt at sige ja til.
Sådan samarbejder vi om jeres næste messe
Vi leder hele forløbet fra København og kan samtidig ramme internationale markeder på lokal tid. En erfaren projektleder hos os sikrer tempo, daglig rapportering og slut-evaluering. Vi prioriterer beslutningstagere, kvalificerer dialogen og leverer prækvalificerede møder frem for tilfældige samtaler.
Telefonen er rygraden, men helheden afgør effekten. Med de rigtige lister, et skarpt budskab, respektfuld kadence og hurtig bekræftelse kan kalenderen være fuld flere dage før messen begynder. Og når standen åbner, tager I imod aftaler i stedet for at vente på tilfældigheder. Det skaber ro i teamet og resultater i pipeline.
