HubSpot er et stærkt værktøj til telemarketing, hvis calling, logging og rapportering bliver sat rigtigt op. Når alt spiller, kan jeres salgsteam ringe direkte fra CRM’et, alle samtaler bliver logget korrekt og I får tydelige dashboards, der viser indsatsen og resultaterne. Det skaber momentum i pipeline og gør opfølgning langt mere præcis.
Vi hjælper salgsorganisationer med at få denne opsætning til at fungere i praksis. Her deler vi vores tilgang, typiske faldgruber og konkrete trin, så I kan komme hurtigt i gang eller forbedre det, I allerede har.
Hvorfor samle telemarketing i CRM’et?
Telemarketing lever af tempo og timing. Uden en stram kobling til CRM drukner data i regneark og post-its, og opfølgninger glipper. Når opkald foregår i HubSpot eller en telefoni-app, der er integreret med HubSpot, bliver alt knyttet til den rigtige kontakt og virksomhed. Det betyder, at jeres team altid ringer med fuld kontekst.
En anden gevinst er gennemsigtighed. I kan måle på opkaldsvolumen, kontaktprocenter og mødebookinger per sælger og per kampagne. Det gør det lettere at prioritere, justere scripts og fordele tid der, hvor sandsynligheden for næste møde er størst.
Endelig er datadisciplinen et plus for kunderelationen. Når resultater og noter ligger i tidslinjen, kan enhver kollega tage over uden at tabe tråden.
Trin 1: Sæt telefoni op i HubSpot
Første skridt er at aktivere telefoni under Salgsopsætning. Her kan I vælge at bruge HubSpots indbyggede calling via Twilio, registrere jeres eget nummer eller installere en VOIP-integration fra App Marketplace. Giv relevante brugere opkaldstilladelser og vær opmærksom på minut-grænser i jeres licens.
Hvis I forventer større volumen, udlandskald eller har eksisterende telefoni, vil en specialiseret VOIP-app ofte være vejen frem. Den rigtige løsning afhænger af jeres krav til optagelse, transskription, køer og internationale numre.
Her er en enkel oversigt over de mest brugte veje:
| Opsætningsvalg | Hvad det er | Hvad der logges i HubSpot | Hvem bør vælge det |
|---|---|---|---|
| HubSpot Calling | Indbygget telefoni via Twilio | Varighed, tidspunkt, bruger, opkaldsresultat, noter, optagelse | Teams der vil i gang hurtigt og ringe fra browseren |
| Dit eget nummer | Tilknyt personligt nummer til HubSpot-opkald | Basal logging, afhænger af konfiguration | Mindre teams med simple behov |
| VOIP-integration | Aircall, Dialpad, Zoom Phone, RingCentral m.fl. | Automatisk logging af alle opkald, ofte inkl. optagelser/transskription | Teams med høj aktivitet, flere markeder og avancerede krav |
Vi anbefaler at teste med to-tre brugere, så jeres salgsledelse kan vurdere lydkvalitet, brugervenlighed og datakvalitet, før hele teamet kommer på.
Trin 2: Gør logningen friktionsfri
Når calling er sat op, gælder det om at gøre registreringen af opkald så let som mulig. Ringer I via HubSpot eller en integreret telefoni-app, bliver opkald typisk logget automatisk på kontaktens tidslinje. Sælgeren skal kun vælge opkaldsresultat og skrive de vigtigste noter.
Ved opkald udenom systemet bør I bruge “Log et opkald” i HubSpot. Her kan I markere indgående/udgående, vælge udfald og notere et resume. Vær opmærksom på, at varighed ikke logges automatisk i denne situation.
Det betaler sig at tilpasse call outcomes til jeres salgsproces. Standardvalg som Connected, Voicemail og No answer er gode, men tilføj gerne mere operationelle udfald, for eksempel “Booket møde”, “Interesse, ring igen” eller “Ikke målgruppe”. Det gør jeres rapporter skarpere og gør opgaveautomatisering mere præcis.
Et praktisk råd: normaliser telefonnumre i E.164-format. Det øger chancen for, at integrationer rammer den rigtige kontakt, især på tværs af lande.
Trin 3: Automatiser opfølgning og næste skridt
Når sælgeren har trykket “Gem” efter et opkald, bør systemet tage over. I HubSpot kan workflows oprette opgaver, sende notifikationer eller trigge e-mails baseret på opkaldsresultatet. Sequences kan supplere med tidsstyrede e-mails og call tasks, så ingen opfølgninger bliver glemt.
Vi ser ofte følgende logik virke godt:
- Når udfald er “Interesse, ring igen” oprettes automatisk en opgave med forfald om 3 dage.
- Når udfald er “Booket møde” opdateres deal, og kontakt flyttes til næste fase.
- Når udfald er “Ikke målgruppe” sættes leadstatus og kontakt ekskluderes fra fremtidige kampagner.
Den slags regler gør telemarketing til en kontinuerlig, datadrevet proces. Og det frigiver tid til selve samtalen.
Rapportering der gør salget skarpere
HubSpots rapportbygger og dashboards kan vise alt fra rene aktivitetsmål til dybere analyser, hvor opkald kobles med møder og pipeline. Start gerne simpelt: aktivitet over tid per sælger, opkaldsvarighed, kontaktprocent og mødebookingsrate. Udvid derefter med rapporter pr. kampagne og leadkilde.
Med tredjepartstelefoni følger ofte ekstra indsigt, fx køstatistik, ventetider og optagelser. En del af disse data kan også trækkes ind i HubSpot, så I har ét samlet overblik.
Efter et kort setup bliver det tydeligt, hvad der driver flere møder og bedre konverteringer. Det er her de små justeringer i lister, call scripts og timing hurtigt slår igennem.
Efter første dashboard er på plads, anbefaler vi at holde øje med fem faste nøgletal:
- Opkaldsvolumen: hvor meget aktivitet, pr. person og team, pr. dag og uge.
- Kontaktprocent: hvor mange opkald får fat i en beslutningstager.
- Gennemsnitlig samtaletid: længden på samtaler, med blik for både kvalitet og effektivitet.
- Mødebookingsrate: andelen af opkald, der fører til booket møde.
- Indtægter fra opkald: omsætning og deals, der kan spores til telemarketing.
Integrationer: når I ringer uden for HubSpot
Mange teams har allerede en telefoniudbyder eller har brug for features, som går ud over HubSpots indbyggede opkald. Her er et overblik over populære integrationer, som spiller godt med HubSpot:
| Integration | Brugsscenarie | Hvad synkroniseres i HubSpot |
|---|---|---|
| Aircall | Skybaseret telefoni med numre i flere lande | Opkald logges som aktiviteter på kontakt/virksomhed, inkl. varighed og bruger. Matching via telefonnummer, bedst i E.164-format. |
| Dialpad | Desktop og mobilapp til teams i bevægelse | Ind- og udgående opkald oprettes automatisk. Ofte med optagelse og transskription koblet på kontakten. |
| CallRail | Sporing af indgående opkald og SMS fra kampagner | Leadoprettelse og aktivitetslogging inkl. kilde og kampagne, så I kan se ROI for telefontrafik. |
| Zoom Phone / RingCentral | Enterprise-telefoni og køhåndtering | Aktiviteter i HubSpot med kernedata, mulighed for avancerede indstillinger i telefoniens eget dashboard. |
Uanset valg er det afgørende, at telefonnumre holdes rene og ens formateret. Det er telefonnummeret, der binder opkaldet sammen med den rigtige kontakt.
Datakvalitet: små valg med stor effekt
Datakvalitet er ikke glamourøst, men det afgør kvaliteten af jeres rapporter og tempoet i salget. Vi anbefaler at starte med tre ting: formatér alle telefonnumre i internationalt format, brug HubSpots dubletværktøjer konsekvent og aftal tydelige regler for, hvornår en kontakt er “IKKE målgruppe” eller “Klar til opfølgning”.
Efter denne korte indledning er her en tjekliste, vi ofte bruger med nye teams:
- E.164-format på alle telefonnumre
- Dubletter ryddes ugentligt
- Tydelige call outcomes
- Leadstatus opdateres efter hvert kald
- Noter i stikord, maks. 3 linjer
Når grunddata er på plads, bliver integrationer mere stabile, matchraten stiger, og dashboards bliver pålidelige.
Eksempel: fra kold liste til varme møder
Lad os tage en typisk case. Et dansk SaaS-selskab vil øge salgsaktiviteten i Danmark og Sverige. Vi hjælper dem med at:
- Importere en målrettet liste og normalisere telefonnumre.
- Opsætte Aircall med danske og svenske numre.
- Definere call outcomes, der passer til deres proces: “Interesse”, “Møde booket”, “Ikke relevant”, “Voicemail”.
- Bygge en sequence med call tasks og to opfølgningsmails.
- Etablere et dashboard med volumen, kontaktprocent og mødebookingsrate pr. marked.
Efter to uger har teamet et klart billede af, hvilke brancher der tager telefonen, hvornår det giver bedst mening at ringe, og hvilken åbning der fungerer. Mødebookingsraten stiger markant, fordi opfølgningen sker til tiden, og fordi sælgerne ringer med fuld kontekst direkte fra kontaktkortet.
Sådan lykkes calling i hverdagen
Teknikken er halvdelen af arbejdet. Den anden halvdel er vaner, der gør telemarketing let at gennemføre dag efter dag.
- Fastsæt faste ringeblokke
- Brug call tasks i stedet for indbakken som to-do
- Hold scripts korte og personlige
- Evaluer 15 minutter dagligt på resultater og læring
Små, konsekvente greb slår store kampagner, der aldrig kom ud over rampen.
Typiske faldgruber vi ser
Nogle udfordringer går igen. Heldigvis kan de afhjælpes hurtigt.
- Flere numre pr. kontakt: svækker match. Saml nummerfelter og vælg ét primært.
- Mange custom outcomes: for mange valg gør det langsomt. Hold det stramt.
- Manuel logning i stor skala: skaber huller i data. Vælg en telefoni-app med auto-logging.
- Manglende opgaveautomatik: opfølgninger glemmes. Brug workflows og sequences konsekvent.
Løsningen er næsten altid en blanding af bedre format, færre valg og mere automatik.
Vores måde at hjælpe på
Vi arbejder tæt med B2B-virksomheder, der vil have fart på telemarketing uden at gå på kompromis med kvaliteten. Vores team ringer til beslutningstagere på ledelsesniveau, og vi leverer prækvalificerede leads og møder, der kan mærkes i pipeline.
I praksis sætter vi calling op i HubSpot eller gennem jeres foretrukne telefoni-integration, definerer call outcomes, bygger dashboards og sikrer daglig rapportering. Hver kunde får en projektleder, der samler trådene og følger op på tallene. Det giver ro i hverdagen og en stabil strøm af møder.
Vi holder til i København og hjælper også virksomheder, der vil ud over Danmark. Med ens formater og korrekte mapping er internationale opkald lige så lette at logge som de danske.
Vil du have en konkret plan for, hvordan calling, logging og rapportering kan sættes op hos jer, så rækker vi gerne ud med et forslag på få dage. Det vigtigste er at komme hurtigt i gang med en enkel opsætning, der kan skaleres, når resultaterne begynder at rulle ind.
